Süleyman Demirel Üniversitesi'nde Elektronik Ön Mali Kontrol Modülü Resmen Devreye Alındı.
ELEKTRONİK ÖN MALİ KONTROL MODÜLÜ
Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğiyle hayata geçirilen "Elektronik Ön Mali Kontrol Modülü", harcama süreçlerinde kâğıt kullanımını tamamen ortadan kaldırarak tam dijitalleşme dönemini başlattı. KİDES entegrasyonuyla yürütülecek bu yeni sistem; hız, şeffaflık ve tasarrufu bir arada sunarken, idari süreçlerde yeni bir standart belirliyor.
Süleyman Demirel Üniversitesi (SDÜ), yönetsel süreçlerde verimliliği artırmak, kamu kaynaklarını en etkin şekilde kullanmak ve bürokratik engelleri minimuma indirmek amacıyla yürüttüğü teknolojik yatırımlarına bir yenisini daha ekledi. Kamu Ön Malî Kontrol Yönetmeliği’nin 3 üncü maddesinin c bendi ve 27 inci maddesinin 1 inci fıkrasında yer alan elektronik ortamda işlem yapılmasına imkân tanıyan yasal dayanaklar çerçevesinde, Kurumsal İzleme ve Değerlendirme Sistemi (KİDES) üzerinde "Elektronik Ön Mali Kontrol Modülü" resmen devreye alındı.
Projenin Doğuşu ve Amacı: Kâğıttan Dijitale, Zamandan Tasarrufa
Üniversitemiz harcama birimleri tarafından gerçekleştirilecek ön mali kontrole tabi tüm iş ve işlemlerin artık tamamen elektronik ortamda yürütüleceğini belirten yetkililer, sistemin temel amacının "etkin, verimli, şeffaf, hızlı ve tasarruf bilinci" olduğunu vurguluyor. Geleneksel yöntemlerde fiziksel dosya nakli, kağıt sarfiyatı ve bürokratik süreçleri nedeniyle yaşanan zaman kayıplarının önüne geçilmesi hedefleniyor.
Yeni modül sayesinde; harcama birimleri ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı arasındaki mali kontrol döngüsü saniyeler içerisinde tamamlanabilir hale geldi. Artık Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına fiziksel evrak veya dosya gönderilmeyecek; tüm süreç KİDES üzerinden kurumsal kimlik doğrulamasıyla güvenli bir şekilde yürütülecek.
Süreç Nasıl İşliyor? Güvenli ve Titiz Bir Altyapı
Modülün kurulması aşamasında, hukuki güvenliğin sağlanması ve sorumluluk sınırlarının netleştirilmesi amacıyla iki temel belge grubu üzerinde titiz bir altyapı çalışması gerçekleştirildi:
1.EKAP ve Dijital Belgeler: Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden alınan ihale dokümanları, teklifler, tutanaklar ve SGK/vergi borcu sorgulamaları gibi resmi dijital belgeler, harcama birimlerince herhangi bir fiziksel çıktı alınmaksızın orijinal dijital (PDF) formatlarıyla sisteme yükleniyor.
2.Kurum İçi Islak İmzalı Belgeler: Gerekçeli ihtiyaç talep formları, yaklaşık maliyet hesap cetvelleri, piyasa fiyat araştırmaları ve komisyon kararları gibi ıslak imzalı belgeler ise eksiksiz imzalanıp taranarak sisteme dahil ediliyor. Sisteme yüklenen verilerin doğruluğu ve güncelliği konusunda tüm hukuki, mali ve cezai sorumluluk evrakı sisteme yükleyen ilgili harcama birimine ait bulunuyor.
Ön mali kontrol süreçleri neticesinde Ön Mali Kontrol Yetkilisi tarafından KİDES üzerinden oluşturulan elektronik uygun görüşler, şerhler veya iade gerekçeleri resmi "Görüş Yazısı" hükmünü taşıyor. Bu sayede EBYS üzerinden ayrıca yazılı bildirim yapılmasına gerek kalmaksızın süreç tamamen dijital ortamda tekemmül ettiriliyor.
İdari Personelimizin Özverili Emeği ve Kurumsal Katma Değer
Bu büyük dönüşümün arka planında, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı'nın güçlü yazılım altyapısı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı uzmanlarının yoğun ve titiz mesaisi yer alıyor. Sistemin tasarlanmasından test aşamalarına, mevzuat uyum çalışmalarından harcama birimlerinin bilgilendirilmesine kadar geçen süreçte idari personelimiz büyük bir özveriyle çalıştı.
Günlerce süren analizler, kodlama çalışmaları ve kılavuz hazırlıkları; SDÜ’nün idari kadrosunun kurum kültürüne olan bağlılığını ve işine duyduğu sorumluluğu bir kez daha gözler önüne serdi. Modülün hayata geçmesiyle birlikte hem tonlarca kağıt tasarrufu sağlanarak çevre dostu bir kampüs profili çizildi hem de harcama birimlerimizin iş yükü hafifletilerek kamu hizmetlerinin sunum hızına katma değer katıldı. Süleyman Demirel Üniversitesi, dijitalleşme vizyonuyla kamu yönetiminde örnek teşkil etmeye ve geleceğin akıllı üniversite modellerini yerleştirmeye devam ediyor.